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優先順位つけましょう!
2021.08.16

CloudMeetsマガジン

みなさんはお仕事をする際にどういった順番で作業を進めますか?

とりあえず手当たり次第にやる、言われたものからやるなどその時々で変わるかとは思いますが、ある程度優先順位をつけておかないと期日に間に合わない!なんてことになってしまいかねません。

そもそも優先順位をつけて作業をするのが苦手な方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は何を基準に優先順位をつけるのか、改めて整理してみましょう。

①期限

まずはいつまでにやらなきゃいけない作業なのかを確認しましょう!

期限が近いものから消化していくのが基本中の基本です。よほどのイレギュラーがない限りは期限は厳守しましょう。

どの作業がいつまでなのかわからなくなってしまう場合はメモをしておくか、スケジュールに入れておくと確認しやすいですね。

②対応後の作業

自分が対応した後に発生する作業の有無や内容なども確認しておきましょう。

もし自分の対応後にだれがに確認や修正をしてもらうなど自分だけで完結しないタスクに関しては優先して対応するのが良いでしょう。

期限が決まっていて自分の対応後に誰かの作業が発生する場合は何度か修正などの対応が入ることもあります。期限ギリギリに対応して修正の時間が取れないとなってしまうと多くの方に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

何事も後先を考えて行動するのは大切ですよ!

③工数

その作業を終えるのにどれだけ時間がかかるかわからないとどのタイミングで手をつければ間に合うのかわからないですよね?

ただメールを返信すればいいのか、資料を作成した上で添付して返信しなければいけないのか。資料の内容はすぐに作成できるものなのか。

やってみたら予想以上に時間のかかる作業だったなんて場合もあります。

依頼をされたら、まず少しだけやってみるといいかもしれません。だいたいのやり方と量がわかればある程度の工数は予想できるので優先順位がつけやすくなりますね。

④自分のスケジュール

いつまでにお願い!と依頼されても、そもそも自分のスケジュール的に厳しい場合もあるかと思います。

スケジュールを確認した上で、その期日で対応できるのか考えてみましょう。難しい場合は少し伸ばしてもらえるか交渉しましょう!

まとめ

誰しも常にタスクが1つなわけではありません。

さまざまな条件を整理することで優先順位をつけて効率よくタスクを消化していくことで時間に余裕を持てるようになりますよ!

時間に余裕が生まれればそれ以外の仕事を消化することもできますし、早く帰ってプライベートの時間を確保することもできます。

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